Cetățenii au la dispoziție două mecanisme de acces pentru obținerea certificatului de cazier: direct prin autentificarea în portalul hub.mai.gov.ro sau prin accesarea GHISEUL.ro, cele două platforme fiind interconectate.
Pentru identificarea electronică prin Ghiseul.ro e nevoie de un card bancar care trebuie să fie înrolat 3D Secure și să fie emis de una dintre următoarele bănci:
BCR
UniCredit Bank
ING Bank
Banca Transilvania
BRD – Groupe Société Générale
Banca Românească
Libra Internet Bank
CEC Bank
Garanti Bank
Banca Raiffeisen
OTP Bank
AlphaBank
First Bank
În schimb, utilizatorii care nu sunt înregistrați în GHISEUL.RO sau nu dețin un card bancar au la dispoziție platforma HUB.MAI.GOV.RO. Vor completa un formular disponibil în platformă, iar pentru a li se stabili cu certitudine identitatea, se vor prezenta fizic, o singură dată, la un ghișeu al MAI care oferă servicii publice.
În prima fază, certificarea identității va fi realizată prin prezentarea la unitățile de poliție care eliberează certificate de cazier, urmând ca în cursul acestui an certificarea identității să poată fi făcută la toate instituțiile MAI care oferă servicii publice (e.g.: Serviciile publice comunitare pentru eliberarea permiselor de conducere, pașapoartelor, cărților de identitate).
După validarea contului, pentru eliberarea certificatului de cazier, cetățenii vor accesa secțiunea „servicii”, vor selecta motivul solicitării dintr-o listă disponibilă, vor trimite cererea precompletată deja cu datele de stare civilă, iar sistemul va genera automat certificatul de cazier judiciar, semnat electronic. Valabilitatea certificatului emis este de 6 luni de la data eliberării.
Sistemul oferă posibilitatea de a verifica autenticitatea documentului, pe baza numărului de înregistrare a certificatului de cazier și a CNP-ului persoanei.
